Projektzeitenerfassung

Projektzeitenerfassung ganz einfach und genau

FengOffice ermöglicht die genaue Zuordnung von geleisteten Arbeitsstunden zu einzelnen Aufgaben

Kennen Sie das? Sie arbeiten gleichzeitig an mehreren Projekten und wollen oder müssen anschließend festlegen, für welches Projekt Sie wie viel Zeit aufgewendet haben. Es beginnt eine mühsame Abschätzerei und ein ungutes Gefühl im Magen. Denn es gilt der Grundsatz: „Behandle jedes Projekt so, wie auch du behandelt werden willst“, also fair. Und es ist nur fair, wenn bei jedem Projekt die tatsächlich geleistete Arbeitszeit berechnet wird.

Ich selbst hatte das Problem, dass sich aufgrund Umstrukturierungen in meinem Büro nun die Projektzeiten zur genauen Abrechnung erfassen muss. Das war bis dato nicht notwendig gewesen und bislang arbeitete ich mit dem Projektmanagement-Tool „Meistertask“, mit dem ich auch sehr zufrieden war. Über Meistertask habe ich mich in diesem Blog bereits ausführlich und positiv ausgelassen. Die Überraschung kam, als ich nun die einzelnen Projektzeiten für die Abrechnung zusammenstellen und exportieren wollte. Die ausgegebenen Zahlen waren völlig unbrauchbar. Selbst Excel konnte mir nicht mehr weiterhelfen. Daher musste dringend eine andere Lösung her. Ich versuchte mehrere Tools, und fand durch Zufall die Möglichkeit, auf meinem Server das Open-Source-Programm »FengOffice« zu installieren.

Übrigens:
Zu FengOffice geht es hier lang: FengOffice

Seit rund einem Monat arbeite ich damit und bin sehr zufrieden. Das ist Anlass genug, die Leistungsfähigkeit und die Einfachheit des Programms näher zu erläutern. Geeignet ist das Programm sowohl für »Einzelkämpfer«, als auch für ganze Teams. FengOffice ist sehr mächtig; es spielt seine Stärke im Berichtswesen aus. So können nicht nur die Arbeitszeiten pro Projekt ermittelt werden. FengOffice kann umgekehrt auch die Arbeitsstunden auflisten, die jeder Mitarbeiter geleistet hat. FengOffice bietet auch CRM-Funktionen, das bedeudet, dass Aktionen, E-Mails, Dokumente usw. sowohl den Projekten als auch Kunden zuordnen können.
Die Projektzeitenerfassung benötige ich hauptsächlich als Journalist. Da mein Einkommen als Journalist derzeit überschaubar ist, möchte ich dementsprechend meine Ausgaben ebenfalls überschaubar halten. Soweit zu meiner Motivation, mich mit diesem Thema auseinanderzusetzen.
Meine Installation bei mir im Büro hat allerdings eine Schwäche, auf die ich am Schluss noch eingehen werde. Eine Lösung hierzu habe ich noch nicht gefunden.

Beim Start meldet sich der User mit seiner Kennung an.

Anmeldebildschirm FengOffice

Anschließend gelangt der User auf eine Übersichtsseite, wie in der nächsten Abbidung dargestellt.

Übersicht über alle Bereiche

Links stehen die Projekte bzw. die sogenannten Arbeitsbereiche, rechts im Hauptteil befindet sich oberen Bereich eine Kalenderübersicht und darunter Themenfelder mit Aktivitäten, verspätete, offene oder noch zu beginnende Aufgaben. In der obersten Zeile befinden sich die Hauptaktionen, die man wählen kann. Das sind neben der Übersichert, in der man sich befindet, folgende Elemente:
• Notizen
• E-Mail
• Kontakte
• Kalender
• Dokumente
• Aufgaben
• Links
• Zeit und
• Berichte

Ganz oben rechts gelangt man über »Administration« in die zahlreichen Konfigurationsmöglichkeiten.

Umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten

In der Regel konfiguriert man alles einmal und benötigt diese Schaltflächen nie wieder. Den Schwerpunkt möchte ich auf nun auf die Projektverwaltung legen.
Links sieht man die Arbeitsbereiche, die man manuell anlegen kann. So laufen bei mir die Gutachtertätigkeiten als Bauingenieur unter »Projekte« und die journalistischen Artikel unter »Journalismus«. Diese Unterscheidung ist mir völlig ausreichend. Unter E-Mails habe ich meine E-Mail – Accounts eingerichtet. Logisch, dass mein Journalistenpostfach (frj@uwejohen.de) alles direkt in den Journalismus-Arbeitsbereich leitet.

Unter Kontakte sind meine Auftraggeber und Kunden eingerichtet und den Arbeitsbereichen zugeordnet. So existieren unter dem Arbeitsbereich beispielsweise das »Wochenblatt« als Firmenkunden. Die Redakteure – meine Auftraggeber – sind dieser Firma zugeordnet.

Kontaktpersonen anlegen

 

 

 

 

 

 

Kontakt einer Firma zuordnen

Der Workflow

Im Arbeitsbereich »Journalismus« rufe ich die E-Mails ab. Darunter befindet sich hoffentlich ein neuer Auftrag des Redakteurs. Im nächsten Schritt lege ich eine neue Aufgabe an, bei dem ich mir als Starttermin den Ortstermin setze. Zugehörig zu dieser Aufgabe kann ich beliebig viele Unteraufgaben anlegen. Das könnte so aussehen:

  • Aufgabe über einen Bericht der Caritas »Krankenhaus und Inklusion«, Ortstermin am 31.01.
  • Unteraufgabe: Vorfeldrecherche: Starttermin sofort, Endtermin 31.01.
  • Unteraufgabe: geschossene Fotos sortieren, nachbearbeiten, auswählen
  • Unteraufgabe: Text verfassen
  • Unteraufgabe: Endkontrolle, Dateiversand

Am Arbeitsplatz lassen sich die einzelnen Aufgaben aufrufen. Sobald ich die Aufgabe starte, klicke ich auf »Arbeitszeit erfassen« und FengOffice beginnt ein Timetracking. Die Aufgabe kann jederzeit unterbrochen werden oder beendet werden. Damit ist aber nicht die Aufgabe beendet, sondern das Timetracking. Starte ich das Timetracking erneut, zählt es als neue »Positionsnummer« die neue Zeit hinzu. So lässt sich überprüfen,
a) wie oft wurde die Aufgabe beendet und wieder gestartet oder
b) wie viele Störungen gab es. Denn wenn die Arbeit als unterbrochen gekennzeichnet wurde, wird die Unterbrechungszeit auch aufgezeichnet. Das ist eine hervorragende Möglichkeit, alle Störungen zu erfassen. Ist der Arbeitsfortschritt zu langsam und die Störungen zu viel, kann man sich Gedanken über andere Organisationsformen machen.
Alle Schritte innerhalb der Aufgabe lassen sich zudem kommentieren.

Zeiterfassung während der AufgabenbearbeitungIst eine Aufgabe abgeschlossen, wird diese als »Beendet« markiert. FengOffice erinnert den User höflich an noch nicht abgeschlossene Aufgaben. Noch höflicher ist er, wenn diese über den Fertigstellungstag hinaus noch nicht erledigt sind. In der Übersichtsseite werden diese zuerst aufgelistet. Durch das Beenden der Aufgabe verschwindet die Aufgabe aus der Übersichtsseite.

Erstellte und an den Kunden zu sendende Dokumente kann ich nun auf zu FengOffice hochladen und diese mit dem Arbeitsbereich und den Kontakten verknüpfen.

Dokumente, arbeitsbereichbezogen zugeordnet

 

Auswertung

Das Berichtswesen ist sehr umfangreich. Im Prinzip lässt sich alles auswerten, was man sich nur ausdenken kann, was ausgewertet werden könnte. Da das Berichtswesen frei konfigurierbar ist, lassen sich die Auswertungen hervorragend an die individuellen Bedürfnisse des Users anpassen.

Benutzerdefinierte Berichte bearbeiten

Über den Standardbericht erhält man die geleistete Arbeitszeit der entsprechenden Aufgabe.

Komplexe Aufwandsauswertung aller Aufgaben

 

Umfassende Berichterstellung mit Aufwandserfassung

 

 

 

 

 

 

Eine Schwäche habe ich bei FengOffice gefunden. Theoretisch ließen sich verschiedene Stundensätze konfigurieren. Diese werden jedoch nur in »$« angezeigt. Ein Umstellungsmöglichkeit in »Euro« oder in anderen Währungen habe ich bislang nicht gefunden. FengOffice ist allerdings OpenSource. Daher sollte es eigentlich möglich sein, andere Währungen einzufügen. Vielleicht besitzt eine neuere Version bereits diese Möglichkeit. Ich selbst brauche die Funktion jedoch nicht, da FengOffice für mich keine Stundensätze hinterlegen soll. Mir persönlich ging es um die Projektzeitenerfassung. Und da fühle ich mich rundum gut aufgehoben.

Zur Installation

FengOffice benötigt einen Apache HTTP Server mit PHP- und MySQL-Unterstützung. Für einen Nicht-IT-Experten klingt das kompliziert, ist es aber nicht. Das lässt sich auf einem PC einfach mit XAMPP einrichten und Sie können mit einem Mausklick einen voll konfigurierten PHP-Server installieren. (Download beispielsweise unter http://www.chip.de/downloads/XAMPP_22023279.html). Ein Tutorial für XAMPP finden sie hier: http://praxistipps.chip.de/xampp-installieren-und-einrichten-ein-tutorial_32258
Soll FengOffice für ein gesamtes Büro mit mehreren Arbeitsplätzen und Mitarbeitern eingesetzt werden, muss sowohl der Apache-Server als auch Fengoffice zentral auf einem Server installiert werden. Ich selbst verwende einen QNAP-NAS-Server. Auf diesem läuft PHPMyAdmin und darüber war das Anlegen einer SQL-Datenbank genau ein Mausklick. Schließlich bin ich »nur« ein Bauingenieur und kein IT-Experte. FengOffice stand bereits als App auf dem Server zur Installation bereit. Während der Installation gibt man den Namen der Datenbank sowie das für die Datenbank vergebene Passwort an und die Installation ist erledigt. Von allen Geräten innerhalb meines Netzwerkes besteht nun Zugriff auf FengOffice.

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Gerne! Schreiben Sie mir doch eine E-Mail.
Hier nochmals die Adresse frj@uwejohnen.de