Projektplanung mit Low-Budget

Projekte sind sinnvoll in zeitlicher Reihenfolge zu planen und die Kosten richtig abzuschätzen und zu überwachen. Gantt-Charts sind oftmals eine äußerst beliebte Methode, Projektabläufe grafisch aufzubereiten.

Ein Gantt-Diagramm (oder Balkendiagramm) ist ein Instrument des Projektmanagements, das die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse darstellt.

Gannt-Chart, erstellt in Microsoft Excel

Gantt-Diagramme vs. Netzpäne

 

Im Vergleich zu Netzplänen bieten Gantt-Diagramme einige Vorteile. So wird die Dauer der Aktivitäten durch Balkenlängen sichtbar wiedergegeben und es können Ende-Start-Beziehungen auch im Verlauf einer Aktivität angesetzt werden.

Nachteilig am Gantt-Diagramm ist, dass mit ihm im Unterschied zum Netzplan die Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten nur zeitbezogen dargestellt werden können.

Eine etwas andere aber mit mehr Informationen versehene grafische Darstellung ist die Darstellung als PERT-Diagramm.

Pert Chart, erstellt in Excel

Gantt-Diagramme mit Software erstellen

Softwaretechnisch wird zur Erstellung von Gantt-Diagrammen gerne das Programm Microsoft Project verwendet. Es gibt eine Vielzahl von weiteren Softwareschmieden, die sich dem Thema Projektmanagement und Gantt-Charts verschrieben haben. Mitunter sind diese Programme recht teuer, aufwendig zu erlernen, und Firmen, Planungsbüros und Projektverantwortliche entscheiden sich oft gegen solche Software.

 

Die Vorteile von Softwarelösungen liegen auf der Hand. Es können die Aufgaben und die notwendigen Arbeitsschritte eingegeben, mit einer Zeitdauer versehen und untereinander so verknüpft werden, dass sie zeitlich sinnvollerweise zueinander passen.  Entweder hintereinander oder parallel oder in einem gewissen zeitlichen Abstand. Änderungen im Projektplan werden automatisch neu berechnet. Ressourcen und Kosten können erfasst und überwacht werden.

Softwareunterstützung zur Gantt-Diagramm-Erstellung

Die Leistungsfähigkeit von Microsoft Project ist enorm. Es können Ressourcen, Kosten, Stundensätze, usw. hinterlegt werden. Solche professionellen Programme sind dazu ausgelegt, dass ganze Teams auf einen Ressourcenstamm zugreifen können.

Das Problem ist, dass oftmals die Anschaffung eines solchen Softwareprogramms als nicht notwendig angesehen wird. Die Kosten sind relativ hoch, die Einarbeitungszeit relativ lang und aufwändig.

Wenn einfache Projekte abgearbeitet werden, ist ein Programm wie Microsoft Project oftmals tatsächlich zu komplex und zu teuer. Dann wird auf eine Standardsoftware wie beispielsweise Microsoft Excel ausgewichen, was aber wieder zu Problemen führt, denn es bedarf tiefgreifende Excel-Kenntnisse, um komplexe Projektabläufe als Gantt-Diagramme darstellen zu können. Mitunter sind sogar Programmierkenntnisse erforderlich. Excel ist ein durchaus geeignetes Programm, bedarf aber letztendlich einer genauso viel Zeit für die Einarbeitung und für Programmierarbeit wie die Einarbeitung in ein Programm wie Microsoft Project.

Erstaunlicherweise ist nur wenigen bekannt, dass Gantt-Programme auch als Freeware zur Verfügung stehen. Beispielsweise das Programm GanttProject: Es ist einfach im Internet zu finden und downzuloaden, z.B. bei Chip.de.

Die Leistungsfähigkeit von GanttProject ähnelt der von Microsoft Project. Für meine Projekte, die ich als Projektleiter bearbeitet hatte, war GanttProject zum Teil besser geeignet als Microsoft Project, denn GanttProject besaß genau die Funktionalität, die ich benötigte. Nicht mehr und nicht weniger. Ich konnte mich daher genau auf das konzentrieren, was notwendig war und ich wurde nicht durch weitere, für mich nicht notwendige Funktionalität abgelenkt.

GanttProject als kostenlose Alternative

In GanttProject können die Arbeitsabläufe miteinander verknüpft werden und die Zeiten werden automatisch berechnet. Es können Ressourcen und Kosten hinterlegt werden. Die Reporting-Funktionen sind völlig ausreichend, um das Projekt in Qualität, Kosten und Zeit zu verfolgen.

Gannt-Chart mit der Freeware-Software “Gannt-Project”
  • Meilensteine: Meilensteine definieren ist möglich und werden als Meilensteine und nicht als Balken angezeigt
  • Ressourcen: Ressourcen können angelegt und separat deren Auslastung in [%] und sogar von Microsoft Project importiert werden.
  • Flexible Datenverwaltung: Es können eigene Felder zu den einzelne Aufgaben bzw. Arbeitsschritte definiert werden. So ist es möglich, beispielsweise Fix- und flexible Kosten den einzelnen Aufgaben zuzuordnen.
  • Verfolgung des Projektfortschritts: Der Projektleiter kann sog. Basispläne abspeichern. Der eigentliche Projektfortschritt wird durch den Projektleiter verfolgt und dieser kann den Projektfortschritt mit den Basisplänen vergleichen. Abweichungen sind sofort sichtbar.
  • Kritischer Pfad: Der kritische Pfad ist derjenige Pfad, der bei Verzögerungen innerhalb des Projektablaufes dafür sorgt, dass der Endtermin gefährdet ist. Die Aufgabe eines Projektleiters ist es, ein besonderes Augenmerk auf den kritischen Pfad zu werfen. GanttProject ist in der Lage, diesen zu berechnen und anzuzeigen.

Die Ausgabe erfolgt weder grafisch oder als Report im HTML- oder PDF-Format. Außerdem können die Daten als plattformunabhänges XML-Datenformat gespeichert werden.

 

Exportfunktion von GanttProject

Fazit: Für kleinere Projekte ist GanttProject eine kostenlose vollwertige Alternative zu Microsoft Project und ein Programm, mit dem ich immer wieder gerne gearbeitet und mit dem ich einige Projekte bearbeitet habe.

Weiterführende Links