Projektzeitenerfassung

Projektzeitenerfassung ganz einfach und genau

FengOffice ermöglicht die genaue Zuordnung von geleisteten Arbeitsstunden zu einzelnen Aufgaben

Kennen Sie das? Sie arbeiten gleichzeitig an mehreren Projekten und wollen oder müssen anschließend festlegen, für welches Projekt Sie wie viel Zeit aufgewendet haben. Es beginnt eine mühsame Abschätzerei und ein ungutes Gefühl im Magen. Denn es gilt der Grundsatz: „Behandle jedes Projekt so, wie auch du behandelt werden willst“, also fair. Und es ist nur fair, wenn bei jedem Projekt die tatsächlich geleistete Arbeitszeit berechnet wird.

Ich selbst hatte das Problem, dass sich aufgrund Umstrukturierungen in meinem Büro nun die Projektzeiten zur genauen Abrechnung erfassen muss. Das war bis dato nicht notwendig gewesen und bislang arbeitete ich mit dem Projektmanagement-Tool „Meistertask“, mit dem ich auch sehr zufrieden war. Über Meistertask habe ich mich in diesem Blog bereits ausführlich und positiv ausgelassen. Die Überraschung kam, als ich nun die einzelnen Projektzeiten für die Abrechnung zusammenstellen und exportieren wollte. Die ausgegebenen Zahlen waren völlig unbrauchbar. Selbst Excel konnte mir nicht mehr weiterhelfen. Daher musste dringend eine andere Lösung her. Ich versuchte mehrere Tools, und fand durch Zufall die Möglichkeit, auf meinem Server das Open-Source-Programm »FengOffice« zu installieren.

Übrigens:
Zu FengOffice geht es hier lang: FengOffice

Seit rund einem Monat arbeite ich damit und bin sehr zufrieden. Das ist Anlass genug, die Leistungsfähigkeit und die Einfachheit des Programms näher zu erläutern. Geeignet ist das Programm sowohl für »Einzelkämpfer«, als auch für ganze Teams. FengOffice ist sehr mächtig; es spielt seine Stärke im Berichtswesen aus. So können nicht nur die Arbeitszeiten pro Projekt ermittelt werden. FengOffice kann umgekehrt auch die Arbeitsstunden auflisten, die jeder Mitarbeiter geleistet hat. FengOffice bietet auch CRM-Funktionen, das bedeudet, dass Aktionen, E-Mails, Dokumente usw. sowohl den Projekten als auch Kunden zuordnen können.
Die Projektzeitenerfassung benötige ich hauptsächlich als Journalist. Da mein Einkommen als Journalist derzeit überschaubar ist, möchte ich dementsprechend meine Ausgaben ebenfalls überschaubar halten. Soweit zu meiner Motivation, mich mit diesem Thema auseinanderzusetzen.
Meine Installation bei mir im Büro hat allerdings eine Schwäche, auf die ich am Schluss noch eingehen werde. Eine Lösung hierzu habe ich noch nicht gefunden.

Beim Start meldet sich der User mit seiner Kennung an.

Anmeldebildschirm FengOffice

Anschließend gelangt der User auf eine Übersichtsseite, wie in der nächsten Abbidung dargestellt.

Übersicht über alle Bereiche

Links stehen die Projekte bzw. die sogenannten Arbeitsbereiche, rechts im Hauptteil befindet sich oberen Bereich eine Kalenderübersicht und darunter Themenfelder mit Aktivitäten, verspätete, offene oder noch zu beginnende Aufgaben. In der obersten Zeile befinden sich die Hauptaktionen, die man wählen kann. Das sind neben der Übersichert, in der man sich befindet, folgende Elemente:
• Notizen
• E-Mail
• Kontakte
• Kalender
• Dokumente
• Aufgaben
• Links
• Zeit und
• Berichte

Ganz oben rechts gelangt man über »Administration« in die zahlreichen Konfigurationsmöglichkeiten.

Umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten

In der Regel konfiguriert man alles einmal und benötigt diese Schaltflächen nie wieder. Den Schwerpunkt möchte ich auf nun auf die Projektverwaltung legen.
Links sieht man die Arbeitsbereiche, die man manuell anlegen kann. So laufen bei mir die Gutachtertätigkeiten als Bauingenieur unter »Projekte« und die journalistischen Artikel unter »Journalismus«. Diese Unterscheidung ist mir völlig ausreichend. Unter E-Mails habe ich meine E-Mail – Accounts eingerichtet. Logisch, dass mein Journalistenpostfach (frj@uwejohen.de) alles direkt in den Journalismus-Arbeitsbereich leitet.

Unter Kontakte sind meine Auftraggeber und Kunden eingerichtet und den Arbeitsbereichen zugeordnet. So existieren unter dem Arbeitsbereich beispielsweise das »Wochenblatt« als Firmenkunden. Die Redakteure – meine Auftraggeber – sind dieser Firma zugeordnet.

Kontaktpersonen anlegen

 

 

 

 

 

 

Kontakt einer Firma zuordnen

Der Workflow

Im Arbeitsbereich »Journalismus« rufe ich die E-Mails ab. Darunter befindet sich hoffentlich ein neuer Auftrag des Redakteurs. Im nächsten Schritt lege ich eine neue Aufgabe an, bei dem ich mir als Starttermin den Ortstermin setze. Zugehörig zu dieser Aufgabe kann ich beliebig viele Unteraufgaben anlegen. Das könnte so aussehen:

  • Aufgabe über einen Bericht der Caritas »Krankenhaus und Inklusion«, Ortstermin am 31.01.
  • Unteraufgabe: Vorfeldrecherche: Starttermin sofort, Endtermin 31.01.
  • Unteraufgabe: geschossene Fotos sortieren, nachbearbeiten, auswählen
  • Unteraufgabe: Text verfassen
  • Unteraufgabe: Endkontrolle, Dateiversand

Am Arbeitsplatz lassen sich die einzelnen Aufgaben aufrufen. Sobald ich die Aufgabe starte, klicke ich auf »Arbeitszeit erfassen« und FengOffice beginnt ein Timetracking. Die Aufgabe kann jederzeit unterbrochen werden oder beendet werden. Damit ist aber nicht die Aufgabe beendet, sondern das Timetracking. Starte ich das Timetracking erneut, zählt es als neue »Positionsnummer« die neue Zeit hinzu. So lässt sich überprüfen,
a) wie oft wurde die Aufgabe beendet und wieder gestartet oder
b) wie viele Störungen gab es. Denn wenn die Arbeit als unterbrochen gekennzeichnet wurde, wird die Unterbrechungszeit auch aufgezeichnet. Das ist eine hervorragende Möglichkeit, alle Störungen zu erfassen. Ist der Arbeitsfortschritt zu langsam und die Störungen zu viel, kann man sich Gedanken über andere Organisationsformen machen.
Alle Schritte innerhalb der Aufgabe lassen sich zudem kommentieren.

Zeiterfassung während der AufgabenbearbeitungIst eine Aufgabe abgeschlossen, wird diese als »Beendet« markiert. FengOffice erinnert den User höflich an noch nicht abgeschlossene Aufgaben. Noch höflicher ist er, wenn diese über den Fertigstellungstag hinaus noch nicht erledigt sind. In der Übersichtsseite werden diese zuerst aufgelistet. Durch das Beenden der Aufgabe verschwindet die Aufgabe aus der Übersichtsseite.

Erstellte und an den Kunden zu sendende Dokumente kann ich nun auf zu FengOffice hochladen und diese mit dem Arbeitsbereich und den Kontakten verknüpfen.

Dokumente, arbeitsbereichbezogen zugeordnet

 

Auswertung

Das Berichtswesen ist sehr umfangreich. Im Prinzip lässt sich alles auswerten, was man sich nur ausdenken kann, was ausgewertet werden könnte. Da das Berichtswesen frei konfigurierbar ist, lassen sich die Auswertungen hervorragend an die individuellen Bedürfnisse des Users anpassen.

Benutzerdefinierte Berichte bearbeiten

Über den Standardbericht erhält man die geleistete Arbeitszeit der entsprechenden Aufgabe.

Komplexe Aufwandsauswertung aller Aufgaben

 

Umfassende Berichterstellung mit Aufwandserfassung

 

 

 

 

 

 

Eine Schwäche habe ich bei FengOffice gefunden. Theoretisch ließen sich verschiedene Stundensätze konfigurieren. Diese werden jedoch nur in »$« angezeigt. Ein Umstellungsmöglichkeit in »Euro« oder in anderen Währungen habe ich bislang nicht gefunden. FengOffice ist allerdings OpenSource. Daher sollte es eigentlich möglich sein, andere Währungen einzufügen. Vielleicht besitzt eine neuere Version bereits diese Möglichkeit. Ich selbst brauche die Funktion jedoch nicht, da FengOffice für mich keine Stundensätze hinterlegen soll. Mir persönlich ging es um die Projektzeitenerfassung. Und da fühle ich mich rundum gut aufgehoben.

Zur Installation

FengOffice benötigt einen Apache HTTP Server mit PHP- und MySQL-Unterstützung. Für einen Nicht-IT-Experten klingt das kompliziert, ist es aber nicht. Das lässt sich auf einem PC einfach mit XAMPP einrichten und Sie können mit einem Mausklick einen voll konfigurierten PHP-Server installieren. (Download beispielsweise unter http://www.chip.de/downloads/XAMPP_22023279.html). Ein Tutorial für XAMPP finden sie hier: http://praxistipps.chip.de/xampp-installieren-und-einrichten-ein-tutorial_32258
Soll FengOffice für ein gesamtes Büro mit mehreren Arbeitsplätzen und Mitarbeitern eingesetzt werden, muss sowohl der Apache-Server als auch Fengoffice zentral auf einem Server installiert werden. Ich selbst verwende einen QNAP-NAS-Server. Auf diesem läuft PHPMyAdmin und darüber war das Anlegen einer SQL-Datenbank genau ein Mausklick. Schließlich bin ich »nur« ein Bauingenieur und kein IT-Experte. FengOffice stand bereits als App auf dem Server zur Installation bereit. Während der Installation gibt man den Namen der Datenbank sowie das für die Datenbank vergebene Passwort an und die Installation ist erledigt. Von allen Geräten innerhalb meines Netzwerkes besteht nun Zugriff auf FengOffice.

Haben Sie Fragen zu dem Artikel oder benötigen Sie nähere Informationen?
Gerne! Schreiben Sie mir doch eine E-Mail.
Hier nochmals die Adresse frj@uwejohnen.de

Projektplanung mit Low-Budget

Projekte sind sinnvoll in zeitlicher Reihenfolge zu planen und die Kosten richtig abzuschätzen und zu überwachen. Gantt-Charts sind oftmals eine äußerst beliebte Methode, Projektabläufe grafisch aufzubereiten.

Ein Gantt-Diagramm (oder Balkendiagramm) ist ein Instrument des Projektmanagements, das die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse darstellt.

Gannt-Chart, erstellt in Microsoft Excel

Gantt-Diagramme vs. Netzpäne

 

Im Vergleich zu Netzplänen bieten Gantt-Diagramme einige Vorteile. So wird die Dauer der Aktivitäten durch Balkenlängen sichtbar wiedergegeben und es können Ende-Start-Beziehungen auch im Verlauf einer Aktivität angesetzt werden.

Nachteilig am Gantt-Diagramm ist, dass mit ihm im Unterschied zum Netzplan die Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten nur zeitbezogen dargestellt werden können.

Eine etwas andere aber mit mehr Informationen versehene grafische Darstellung ist die Darstellung als PERT-Diagramm.

Pert Chart, erstellt in Excel

Gantt-Diagramme mit Software erstellen

Softwaretechnisch wird zur Erstellung von Gantt-Diagrammen gerne das Programm Microsoft Project verwendet. Es gibt eine Vielzahl von weiteren Softwareschmieden, die sich dem Thema Projektmanagement und Gantt-Charts verschrieben haben. Mitunter sind diese Programme recht teuer, aufwendig zu erlernen, und Firmen, Planungsbüros und Projektverantwortliche entscheiden sich oft gegen solche Software.

 

Die Vorteile von Softwarelösungen liegen auf der Hand. Es können die Aufgaben und die notwendigen Arbeitsschritte eingegeben, mit einer Zeitdauer versehen und untereinander so verknüpft werden, dass sie zeitlich sinnvollerweise zueinander passen.  Entweder hintereinander oder parallel oder in einem gewissen zeitlichen Abstand. Änderungen im Projektplan werden automatisch neu berechnet. Ressourcen und Kosten können erfasst und überwacht werden.

Softwareunterstützung zur Gantt-Diagramm-Erstellung

Die Leistungsfähigkeit von Microsoft Project ist enorm. Es können Ressourcen, Kosten, Stundensätze, usw. hinterlegt werden. Solche professionellen Programme sind dazu ausgelegt, dass ganze Teams auf einen Ressourcenstamm zugreifen können.

Das Problem ist, dass oftmals die Anschaffung eines solchen Softwareprogramms als nicht notwendig angesehen wird. Die Kosten sind relativ hoch, die Einarbeitungszeit relativ lang und aufwändig.

Wenn einfache Projekte abgearbeitet werden, ist ein Programm wie Microsoft Project oftmals tatsächlich zu komplex und zu teuer. Dann wird auf eine Standardsoftware wie beispielsweise Microsoft Excel ausgewichen, was aber wieder zu Problemen führt, denn es bedarf tiefgreifende Excel-Kenntnisse, um komplexe Projektabläufe als Gantt-Diagramme darstellen zu können. Mitunter sind sogar Programmierkenntnisse erforderlich. Excel ist ein durchaus geeignetes Programm, bedarf aber letztendlich einer genauso viel Zeit für die Einarbeitung und für Programmierarbeit wie die Einarbeitung in ein Programm wie Microsoft Project.

Erstaunlicherweise ist nur wenigen bekannt, dass Gantt-Programme auch als Freeware zur Verfügung stehen. Beispielsweise das Programm GanttProject: Es ist einfach im Internet zu finden und downzuloaden, z.B. bei Chip.de.

Die Leistungsfähigkeit von GanttProject ähnelt der von Microsoft Project. Für meine Projekte, die ich als Projektleiter bearbeitet hatte, war GanttProject zum Teil besser geeignet als Microsoft Project, denn GanttProject besaß genau die Funktionalität, die ich benötigte. Nicht mehr und nicht weniger. Ich konnte mich daher genau auf das konzentrieren, was notwendig war und ich wurde nicht durch weitere, für mich nicht notwendige Funktionalität abgelenkt.

GanttProject als kostenlose Alternative

In GanttProject können die Arbeitsabläufe miteinander verknüpft werden und die Zeiten werden automatisch berechnet. Es können Ressourcen und Kosten hinterlegt werden. Die Reporting-Funktionen sind völlig ausreichend, um das Projekt in Qualität, Kosten und Zeit zu verfolgen.

Gannt-Chart mit der Freeware-Software “Gannt-Project”
  • Meilensteine: Meilensteine definieren ist möglich und werden als Meilensteine und nicht als Balken angezeigt
  • Ressourcen: Ressourcen können angelegt und separat deren Auslastung in [%] und sogar von Microsoft Project importiert werden.
  • Flexible Datenverwaltung: Es können eigene Felder zu den einzelne Aufgaben bzw. Arbeitsschritte definiert werden. So ist es möglich, beispielsweise Fix- und flexible Kosten den einzelnen Aufgaben zuzuordnen.
  • Verfolgung des Projektfortschritts: Der Projektleiter kann sog. Basispläne abspeichern. Der eigentliche Projektfortschritt wird durch den Projektleiter verfolgt und dieser kann den Projektfortschritt mit den Basisplänen vergleichen. Abweichungen sind sofort sichtbar.
  • Kritischer Pfad: Der kritische Pfad ist derjenige Pfad, der bei Verzögerungen innerhalb des Projektablaufes dafür sorgt, dass der Endtermin gefährdet ist. Die Aufgabe eines Projektleiters ist es, ein besonderes Augenmerk auf den kritischen Pfad zu werfen. GanttProject ist in der Lage, diesen zu berechnen und anzuzeigen.

Die Ausgabe erfolgt weder grafisch oder als Report im HTML- oder PDF-Format. Außerdem können die Daten als plattformunabhänges XML-Datenformat gespeichert werden.

 

Exportfunktion von GanttProject

Fazit: Für kleinere Projekte ist GanttProject eine kostenlose vollwertige Alternative zu Microsoft Project und ein Programm, mit dem ich immer wieder gerne gearbeitet und mit dem ich einige Projekte bearbeitet habe.

Weiterführende Links