Just-do-it-Projekte mit Kanban

Umgang mit den verflixten “Just-Do-It”-Projekten

Kanban-Projektmanagement ist die Lösung

Vor ein paar Jahren hatte ich auf meinem iPad ein Projektmanagement-Tool, das ohne Gantt-Diagramme arbeitete. Dabei konnte ich mir damals ein Projektmanagement ohne Gantt gar nicht vorstellen (siehe den dazugehörigen Beitrag über Gantt-Projekte). Das Prinzip der neuen App: Kanban im Projektmanagement. Sie arbeitete mit drei Spalten und Notizzettel, die frei innerhalb der drei Spalten hin- und hergeschoben werden konnten. Die Überschriften dieser Spalten: “Noch zu erledigen”, “In Bearbeitung” und “Erledigt”. Damals konnte ich überhaupt nichts diesem Programm anfangen. Diese App benutze ich nicht mehr, das Kanban-Projektmanagement durchaus. Die Art meiner Projekte hat sich nämlich komplett gewandelt und nun macht diese Art Projektmanagements absolut Sinn!

Just-Do-It-Projekte, was ist das?

Heute leite ich nicht mehr zwei oder höchstens drei komplexe Projekte, sondern zahlreiche kleine Projekte, deren einzelnen Arbeitspakete zeitlich nicht so exakt zu planen sind. Bei diesen Projekten gilt es mehr oder weniger routiniert gewisse Arbeitsabläufe der Reihe nach abzuarbeiten und vor allem dabei nicht die Übersicht zu verlieren. Bei welchem Projekt kommt was als nächstes? Diese Projekte nenne ich “Just-Do-It-Projekte”. “Just-Do-It” steht für “einfach machen!” Keine Marktanalyse, kein Kostenplan, kein Controlling! Für diese “Just-Do-It-Projekte sind die Gantt-Softwareprogramme viel zu kompliziert und schlichtweg überflüssig.

Just-Do-It-Projekte sind einfach

Just-Do-It-Projekte sind, wie alle Projekte, durch ein konkretes Ziel, Projektstart und Projektende, Zeit, Kosten und Qualität definiert. Doch die Arbeitsabläufe bzw. die Arbeitspakete innerhalb des Projektes sind nicht eng miteinander verknüpft. Meist hat man als Projektleiter viele solcher Projekte, um die man sich gleichzeitig kümmern soll. Meiner Meinung nach sollte man in diesem Falle auch nicht die Position als „Projektleiter” benennen, sondern als „Kümmerer”. Und genau deswegen sind diese Just-Do-It-Projekte doch nicht einfach. Denn der „Kümmerer” muss zwangsläufig viele Arbeitspakete auf den Schirm haben, um die er sich als nächstes zu kümmern hat.

Projektmanagement von “Überall”

Kennen Sie das? Sie laufen den Büroflur entlang, ein Kollege kommt entgegen und frägt: „Wie weit sind wir beim Projekt Nevada? Du musst dich noch unbedingt darum kümmern, dass die Seitenlinie konstruktiv verstärkt wird.“ Sprach es, und läuft weiter. Bis man in sein Büro angelangt ist, sind Sie mindestens fünf Kollegen begegnet, die Ihnen auf dem Flur zusätzliche Aufgaben mit auf den Weg gegeben haben, um die Sie sich kümmern sollen. Da bleibt was auf der Strecke! Mir geht das so, dass ich nachts aufwache und mir verschiedene Dinge einfallen, um die ich mich noch kümmern wollte. Wenn ich mir das nicht sofort aufschreibe, werde ich das wieder bis zum Morgen vergessen haben.

Letztes Jahr hatte ich mir alles notiert – und mich schließlich verzettelt. Es waren zu viele Zettel und Notizen. So funktioniert das nicht.

Meine Lösung heute: Kanban-Projektmanagement in der Cloud. So kann ich von überall und jederzeit Aufgaben in das Projekt speichern. Da mein Smartphone nachts auf dem Nachttisch liegt, muss ich nicht einmal mehr schreiben, sondern diktiere es einfach in das Projekt hinein, wenn mir nachts noch etwas einfällt. Tagsüber habe ich dann im Büro die aktuelle Liste verfügbar.

Welche Möglichkeiten bieten Kanban-Projektmanagement – Tools?

Ich arbeite hauptsächlich mit zwei Systemen. Ein System, „Meistertask“ ist ein klassisches Kanban-System. Das zweite System ist ein einfaches To-Do – Listenverwaltung für die vielen kleinen „Just-Do-It – Aufgaben, die nicht zu einem größeren Projekt gehören. Solche To-Do – Listenverwaltungsprogramme gibt es viele und die Leistungsfähigkeiten untereinander sind ähnlich. Mir persönlich ist Todoist am sympathischsten.

Was leisten diese Systeme?

Prinzipiell stehen sowohl für Meistertask als auch für Todoist für alle Plattformen wie Windows, IOS usw. einfache Apps zur Verfügung.

Meistertask ist bereits in der kostenlosen Version sehr leistungsstark.

Willkommensbildschirm "Meistertask"
Willkommensbildschirm “Meistertask”

Nach erfolgter Registrierung bei Meistertask können die Projekte angelegt werden.

Schnell und einfach Projekte anlegen

In der linken Spalte unten auf das “+” klicken, ein Projektnamen eingeben und das war es schon. Klickt man nun auf den nun erstellen Projektnamen, erhält man einen Blick auf das Kanban-Prinzip.

Meistertask - Projekte anlegen und Arbeitspakete verwalten
In Meistertask Projekte anlegen und Arbeitspakete nach dem Kanban-Prinzip bearbeiten

 

 

 

 

 

Sinnvollerweise legt der Projektmanager seine Arbeitspakete in der Spalte “Offen” an und schiebt sie im Laufe der Projektbearbeitung in die Spalte “In Arbeit” und schließlich in die Spalte “Erledigt”. Während ein Arbeitspaket bearbeitet wird, kann dazu eine Zeiterfassung erfolgen, wenn das zuvor im Konfigurationsmenü aktiviert wurde.

Meistertask - Checklisten anlegen und veralten
Meistertask – Checklisten anlegen und verwalten

In Meistertask stehen zahlreiche Tools zur Aufgabenbearbeitung zur Verfügung, beispielsweise eine Zeiterfassung oder wie hier abgebildet eine Checklistenverwaltung.

Diese Checklisten stehen global für das gesamte Projekt zur Verfügung und können standardisiert in die einzelnen Arbeitspakete eingefügt werden.

Für eine globale Projektbearbeitung mit mehreren Teammitgliedern besteht die Möglichkeit, Teammitglieder in das Projekt einzuladen. Jedes Projekt-Mitglied hat die Möglichkeit, Arbeitspakete zu bearbeiten. Durch das Kanban-Prinzip kann jedes Mitglied auf einfache Art und Weise dem Team zeigen, wo das Arbeitspaket gerade steht. Ein Datenaustausch ist ebenfalls integriert, denn in den einzelnen Arbeitspaketen können Dokumente in die Cloud geladen und dort wieder für alle Teammitglieder abgerufen werden.

Meistertask - Abgeschlossenes Arbeitspaket
Meistertask – Abgeschlossenes Arbeitspaket

Wenn die Arbeitspakete in die Spalte “Erledigt” geschoben wurden, können diese noch als “Abgeschlossen” definiert werden. Zahlreiche Auswertungen sind nun möglich.

Die Arbeitspakte “verschwinden” aus der Übersicht, wenn sie per Mausklick archiviert werden. Erst im Archiv können sie entweder endgültig gelöscht oder wieder zurückgeholt werden.

 

Meistertask - Tätigkeitsprotokoll
Meistertask – Tätigkeitsprotokoll

 

 

Meistertask ist ein Meister des Protokollierens. Jede Aktivität wird protokolliert und kann jederzeit abgerufen werden. Das ist eine weitere nützliche Funktion, um den Projektfortschritt zu überwachen.

Einfache ToDo-Listen sind in anderen Plattformen besser aufgehoben

Wenn es nur um ganz einfache “Zu erledigen” Aufgaben geht, nutze ich eine zweite Plattform. Lange konnte ich mich nicht zwischen “Wunderlist” und “Todoist” entscheiden. Aufgrund der Struktur und der Verfügbarkeit von Apps ist die Entscheidung für Todoist gefallen. Für Todoist existieren zahlreiche Apps für die gängigen Betriebssystem wie Windows, IOS usw. Auch gibt es zahlreiche Plug-Ins, beispielsweise für die nahtlose Einbindung in Outlook. Eine spezielle App lässt auch die Nutzung mit meiner Pepple Smartwatch zu. Für erstellte Einkaufslisten – ideal!

Gegen das Vergessen bei Klein-Klein-Projekte helfen einfache ToDo-Aufgabenmanger. Auch hier gilt: Befinden sie sich in der Cloud, ist ein Zugriff von jedem beliebigem Gerät möglich. Sogar Smartwatches können aktiv und sinnvoll genutzt werden.Wie man sieht, ist Todoist deutlich schlichter als Wunderlist aufgebaut. Ohne Willkommensbildschirm, sofort hinein ins Geschehen hat man einen Überblick über alle Projekte. Diese lassen sich untergliedern und verschiedenartig markieren. Mir gefällt die Einfachheit und die Integration in Outlook besonders gut.

Fazit

Gantt-Projektmanager sind nicht für alle Projekte optimal. Eine gute Alternative bieten Kanban-Projektmanager, vor allem dann, wenn sie Projekte in einer Cloud verwalten. Das Projektteam kann jederzeit und von jedem beliebigem Gerät einfach darauf zugreifen und andere Projektmitglieder sind sofort in Echtzeit informiert, sollte sich am Projektstatus etwas ändern.